Здрав Инфо, проект о здоровье, портал о здоровья, Zdravinfo, портал для здоровья

Как автоматизировать работу аптечного бизнеса

Автоматизация необходима как аптекам, так и аптечным сетям. Это действенный инструмент снижения затрат и повышения эффективности предприятия
1. Значение термина

Автоматизация означает организацию работы с применением программы, отслеживающей и регулирующей все этапы движения товаров от поставщика до конечного потребителя, сводя к минимуму непроизводительный ручной труд. Она возможна при любом размере бизнеса – от аптечного киоска до автоматизации аптечной сети.


Кратко, сущность её можно изложить в нескольких тезисах:


  • на основании складских остатков и анализа продаж формируется заявка поставщику;
  • руководствуясь регулярно обновляемыми прайсами, программа проводит сравнение цен на медикаменты, помогая создавать оптимальные заказы для каждого поставщика;
  • на основании отпускных документов поставщиков, полученных по интернету, программа принимает продукцию на склад;
  • определяет места хранения;
  • генерирует этикетки со штрих-кодами;
  • рассчитывает отпускные цены на основании матрицы расценки;
  • по запросу выдаёт данные о наличии и месте хранения продукции;
  • при отпуске товаров и считывании штрих-кода, списывает материалы с остатков.

Кроме того, программа может хранить и предоставлять информацию о товарах, формировать различные отчёты и производить анализ хозяйственной деятельности предприятия.

2. Задачи, решаемые автоматизацией

Проводимая в сети аптек, или в отдельной торговой точке, автоматизация ставит своей целью оптимизацию деятельности, снижение издержек и, следовательно, повышение прибыли.

Важно! Многие владельцы аптек не автоматизируют аптеки из-за дороговизны, боязни чего-то нового, нежелания перемен и др. Но программа для аптеки и автоматизация аптек в целом имеет несколько очень жирных плюсов. Правильная автоматизация аптек даёт большое преимущество перед конкурентами и помогает увеличить товарооборот аптеки в целом.

Снижение нагрузки на персонал


  • Существенно уменьшается время на обслуживание клиентов, поскольку вся нужная информация– остатки товара, аналоги, адрес хранения и даже инструкции по применению, доступна в компьютере, на рабочем месте сотрудника.
  • Упрощается и ускоряется процесс инвентаризации, так как на любой момент времени известны остатки по складу и ячейки хранения.
  • Автоматически составляются заявки на поставку медикаментов. Программа формирует отчеты о поступлении и реализации материалов, на их основании определяя потребности в различных товарах.

Экономические выгоды


Программы, использующиеся для автоматизации аптеки, позволяют на основании разнообразных отчётов анализировать оборот продукции, определять оптимальные сроки и размеры заказов. Остатки на складе регулируются таким образом, чтобы продукция не залёживалась, благодаря чему средства не «замораживаются» в неходовом товаре.



Автоматизация облегчает работу с бесплатными и льготными рецептами, позволяет вводить различные дисконтные программы и программы лояльности клиентов.


Анализ движения материалов даёт возможность оперативно реагировать на нужды потребителя, вплоть до изменения выкладки продукции.


Управление продажами и товарным запасом


Автоматизация аптеки с помощью специальной программы предоставляет руководителю предприятия реальное положение вещей в бизнесе, минимизируя ошибки в отчётности. Позволяет строить планы и вносить изменения в работу в целях повышения экономической эффективности.

3. Задачи автоматизации на разных этапах работы

На каждом уровне аптечного бизнеса автоматизация решает свои задачи, направленные в результате на улучшение функционирования всего предприятия.


Аптечный пункт


Основные задачи, возлагаемые на программу:

  • бухгалтерский учёт;
  • отслеживание остатков;
  • осуществление продаж.

Аптека


На этом уровне могут добавляться функции заказа медикаментов, если речь идёт об одиночной аптеке, и перераспределения продукции между подчинёнными пунктами.


Центральный офис сети


Сбор и сопоставление информации со всех филиалов, анализ, формирование заказов поставщикам, ценообразование, распределение и перераспределение медикаментов между аптеками, централизованное руководство сетью.


Оптовый склад


Приём и адресное хранение медикаментов. Формирование партий и отправка в филиалы.

4. Особенности аптечной торговли

Торговля лекарствами и медикаментами имеет свои тонкости.


Аптеке приходится работать с огромной номенклатурой, в несколько тысяч позиций. Мало того, препараты одного наименования могут поставляться в разных лекарственных формах, дозировке, предназначаться для взрослых или детей. Существуют алгоритмы группирования их по разным признакам, облегчающие работу.


Особенное значение в реализации лекарств уделяется соблюдению срока годности. Программа анализирует данные и формирует отчёт о препаратах, которые необходимо реализовать до конкретной даты, или произвести отзыв из торговой сети.


Не менее важен учёт медикаментов по партиям. В случае появления данных о забракованных партиях медикаментов, сотрудники аптеки должны иметь возможность быстро установить, есть ли в наличии товар из данной партии, и изъять его из продажи. Программа даже позволяет установить, кому и когда были проданы медикаменты из забракованной партии.

5. Критерии выбора программного обеспечения

Существует большое количество программ, позволяющих автоматизировать любую аптеку. Все они имеют понятный интерфейс и легки в освоении. В каждом отдельном случае разработчики адаптируют возможности программы под требования конкретного клиента.

Если говорить о сетях аптек, то автоматизировать их лучше постепенно, по мере поступления средств. К тому же, на первой из автоматизированных аптек Вы сможете хорошо научиться работать в программе для аптеки и проверить функционал. Если потребуется, Вы сможете попросить программистов доработать, доточить необходимые для Вас функции программы для аптечных сетей.

При выборе программы для аптеки нужно учесть следующие факторы:

  • стоимость программного обеспечения;
  • стоимость сопровождения;
  • функционал;
  • совместимость с периферийным оборудованием;
  • возможность модернизации.

6. Выгоды автоматизирования

Практика показывает, что автоматизация положительно сказывается на работе аптек, способствует росту товарооборота, выручки и прибыли.


Для предприятия в целом


  1. Снижение издержек за счёт оптимизации складских запасов.
  2. Увеличение товарооборота благодаря выявлению наиболее ходовых позиций.
  3. Повышается производительность каждого отдельного работника, и отпадает необходимость увеличения штата.
  4. Автоматизированный контроль за реализацией лекарственных средств позволяет пресекать злоупотребления со стороны персонала при продаже рецептурных препаратов и товаров со скидками.
  5. Автоматическое формирование заявок поставщикам на основе анализа продаж, оптимизирует остатки на складах.
  6. Система предусматривает возможность начисления заработной платы и отпускных сотрудникам, учитывая сменный график и круглосуточную работу некоторых аптек.

Для руководства


  1. Возможность получить любую аналитику деятельности предприятия в режиме реального времени.
  2. Формирование отчётов не только по одиночным аптекам, но и по сети в целом.
  3. Оперативный обмен информацией в сети.
  4. Единый формат работы аптек.
  5. Снижение издержек.
  6. Увеличение товарооборота, благодаря выявлению ходовых позиций.
  7. Повышение производительности каждого отдельного работника.

Для сотрудников


  1. Сокращение времени на работу с каждым клиентом.
  2. Возможность общаться с покупателями, повышая этим качество обслуживания.
  3. Программа сама подскажет, что еще можно продать с тем или иным товаром и увеличить средний чек.
  4. Моментальный поиск нужного товара и места хранения.

Для покупателей


  1. Быстрое и качественное обслуживание.
  2. Получение исчерпывающих консультаций.
  3. Возможность всегда приобрести необходимые препараты.
  4. Быстрый заказ отсутствующих в продаже лекарств.
  5. Дисконтные программы.

Во всех крупных городах России и Казахстана большинство аптек уже перешло на прогрессивную форму работы, но в провинции ещё не редкость аптеки, работающие по старинке.


Автоматизация необходима как аптекам, так и аптечным сетям. Это действенный инструмент снижения затрат и повышения эффективности предприятия. Тенденция современной торговли – развитие сетей, централизованное управление которыми могут обеспечить только системы автоматизации.


Многие наши партнеры используют в работе программные продукты:


  • Pharm Navigator (программа для закупа)
  • Neuron Pharm (система учета для аптек)
  • Onepharm (фармацевтический справочник)

Некоторые из возможностей программы Neuron Pharm

Программный комплекс «Neuron Pharm» создавался для уменьшения ручного труда. Он задействует все звенья работы аптечного предприятия, учитывая специфику данной отрасли.

Видео: Автоматизация аптеки

Запись на бесплатную консультация по подбору программного обеспечения для вашей аптеки

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности проекта "ЗдравИнфо"

Автоматизация означает организацию работы с применением программы, отслеживающей и регулирующей все этапы движения товаров от поставщика до конечного потребителя, сводя к минимуму непроизводительный ручной труд. Она возможна при любом размере бизнеса – от аптечного киоска до автоматизации аптечной сети.

Кратко, сущность её можно изложить в нескольких тезисах:

на основании складских остатков и анализа продаж формируется заявка поставщику;
руководствуясь регулярно обновляемыми прайсами, программа проводит сравнение цен на медикаменты, помогая создавать оптимальные заказы для каждого поставщика;
на основании отпускных документов поставщиков, полученных по интернету, программа принимает продукцию на склад;
определяет места хранения;
генерирует этикетки со штрих-кодами;
рассчитывает отпускные цены на основании матрицы расценки;
по запросу выдаёт данные о наличии и месте хранения продукции;
при отпуске товаров и считывании штрих-кода, списывает материалы с остатков.
Кроме того, программа может хранить и предоставлять информацию о товарах, формировать различные отчёты и производить анализ хозяйственной деятельности предприятия.